Haben Sie es mit einer Behörde zu tun? Hat etwa das Bauamt Ihren Baugenehmigungsantrag nicht so beschieden, wie Sie wollten oder gar vollständig abgelehnt? Oder verlangt das Ordnungsamt von Ihnen, einen vermeintlich verkehrsgefährdenden Baum im heimischen Garten zu fällen? Dann können Sie mit Erfolg gegen die Behörde nur vorgehen, wenn Sie wissen, wie die Behörde Ihre Angelegenheit bearbeitet hat. Das können Sie erfahren, indem Sie Einsicht in die Behördenakten nehmen. Das gilt auch, wenn Sie merken, dass auf Ihrem Nachbargrundstück ein Bau hochgezogen wird, ohne dass Sie vorher irgendjemand offiziell darüber informiert hat.

Was steht in den Akten?

In den Akten steht, auf welche konkreten Erkenntnisse sich die Behörde gestützt und welche Erwägungen sie angestellt hat. Deshalb müssen in den Akten beispielweise auch die Pläne, Gutachten oder Beweisaufnahmen vorhanden sein, die die Behörde für die Entscheidung herangezogen hat. Denn nur, wenn Sie alle Fakten und Daten kennen, können Sie – am besten mit fachkundigem Rat eines Anwalts – beurteilen, ob und wie Sie gegen die behördliche Entscheidung vorgehen können. Vorüberlegungen der Behörde z. B. in Form von reinen Entscheidungsentwürfen, gehören aber nicht zu den Akten. So interessant sie vielleicht wären, sie sind letztlich nur vorläufige Entscheidungen und belasten sie nicht.

Wie komme ich an die Akte?

Für die Akteneinsicht reicht ein einfacher Antrag bei der Behörde aus. Er kann dort form- und fristlos gestellt werden. Die Gewährung von Akteneinsicht steht dabei nicht im Belieben der Behörde. Vielmehr hat sie Ihnen Einsicht in die Akten zu gewähren. Nur aus wenigen Gründen kann Ihnen die Akteneinsicht verwehrt werden. Etwa wenn der ordnungsgemäße Ablauf des Verwaltungsverfahrens beeinträchtigt würde, erhebliche Gefahren für den Staat, insbesondere die öffentliche Sicherheit und Ordnung, zu befürchten wären oder die Geheimhaltungsinteressen Dritter, wie zum Beispiel Geschäftsgeheimnisse, überwiegen. Diese Gründe liegen allerdings nur in den seltensten Fällen vor und sind im Übrigen überprüfbar. Auch da hilft Ihnen ein Anwalt.

Ist Akteneinsicht kostenlos?

Von allem, was Ihrem Einsichtsrecht unterliegt und Sie für wichtig halten, sollten Sie sich Notizen machen oder – kostenpflichtig – Kopien anfertigen oder kostenlos mit der eigenen Kamera abfotografieren. Dabei müssen Sie besonders darauf achten, dass der gesamte Verwaltungsvorgang lückenlos dokumentiert ist und Ihnen nichts vorenthalten wird. Wenn Sie alle Unterlagen zusammen haben, können Sie sich in Ruhe mit dem Vorgehen der Behörde beschäftigen und sich über Ihre weiteren Schritte im Klaren werden.

Sollte Ihnen Akteneinsicht nicht oder nicht zeitnah gewährt werden oder haben Sie den Eindruck, in den Akten würde etwas fehlen, fragen Sie einen Anwalt, damit Sie Ihr gutes Recht auf Akteneinsicht erfolgreich wahrnehmen. Er sagt Ihnen auch, welche Rechtsmittel Sie gegen die Entscheidungen der Behörden ergreifen müssen.