Die Nachweispflicht des Arbeitgebers- ein Thema, welches in der arbeitsrechtlichen Praxis immer wieder Fragen aufwirft.

Durch die Umsetzung der Arbeitsbedingungenrichtlinie der EU in nationales Recht hat der Gesetzgeber nunmehr im gesamten Nachweisgesetz Anpassungen vorgenommen. Ziel der EU-Transparenz-Richtlinie ist es, durch transparente und vorhersehbare Regelungen die Arbeitsbedingungen zu verbessern und dadurch die Anpassungsfähigkeit des Arbeitsmarktes zu steigern. 

Diese Änderungen gelten ab dem 01.08.2022, wobei sowohl bereits bestehende Verträge als auch Neuverträge von der Reform erfasst sind.

Nachweisgesetz- was ist das überhaupt?

Das Nachweisgesetz (NachwG) legt fest, dass der Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer einen schriftlichen Nachweis über die wesentlichen Vertragsbedingungen im Arbeitsvertrag, z.B. Arbeitszeit, Arbeitsort und Vergütung, auszuhändigen.

Der Arbeitgeber ist somit gehalten, auf Verlangen seinen ArbeitnehmerInnen eine Niederschrift der für sie geltenden Arbeitsbedingungen auszuhändigen.

Mindestinhalt der schriftlich niederzulegenden Arbeitsbedingungen

Waren bisher lediglich wenige Angaben wie z.B. Name und Anschrift der Vertragsparteien, Beginn des Arbeitsverhältnisses sowie Arbeitsort verpflichtend, wurde das NachwG hinsichtlich der Mindestinhalte gemäß § 2 Abs. 1 NachwG durch die Reform deutlich erweitert.

So müssen ab dem 01.08.2022 folgende Mindestangaben schriftlich niedergelegt werden:

1. der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,

2. der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,

3. bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,

4. der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann,

5. eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,

6. sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit,

7. die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,

8. die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,

9. bei Arbeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes:

a) die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat,

b) die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden,

c) der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und

d) die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat,

10. sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,

11. die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,

12. ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung,

13. wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist,

14. das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden,

15. ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.

Was ist noch zu beachten?

Allgemein bekannt sein dürfte die wohl wichtigste Regelung; die Verpflichtung des Arbeitgebers, dem/der ArbeitnehmerIn wesentliche Bedingungen des Arbeitsverhältnisses in schriftlicher Form mitzuteilen. Das bedeutet, die elektronische Form (z.B. E-Mails) genügt nicht; insbesondere ersetzt die elektronische Signatur nicht die erforderliche Unterschrift. Der Arbeitgeber muss das Dokument handschriftlich unterschreiben.

Diese Herangehensweise des Ausschlusses der elektronischen Form ist bisher mehrfach auf Kritik gestoßen, nimmt sie in Zeiten der Digitalisierung dem Arbeitgeber doch jegliche Flexibilität. Die EU-Transparenz-Richtlinie gibt dem Arbeitgeber nämlich grundsätzlich die Möglichkeit, Arbeitsverträge auch in elektronischer Form auszuhändigen, wovon alle anderen EU-Mitgliedsstaaten tatsächlich Gebrauch gemacht haben.

Zudem muss der/die ArbeitnehmerIn aufgrund des Transparenzgebots künftig über die oben benannten Mindestinhalte schriftlich aufgeklärt werden, ansonsten kann gegen den Arbeitgeber ein Bußgeld verhängt werden.

Form der Aushändigung

Eine Regelung, welche dem Arbeitgeber vorschreibt, oben benannte Mindestinhalte explizit in den Arbeitsvertrag aufzunehmen bzw. die Arbeitsverträge anzupassen, existiert nicht.

Das bedeutet, er kann auch grundsätzlich ein separates Informations- oder Hinweisschreiben an den/die ArbeitnehmerIn aushändigen.

Keine Begründung neuer Rechte und Pflichten

Dieses reine Informations-/Auskunftsschreiben begründet keine neuen Rechte und Pflichten.

Nichtsdestotrotz muss der Inhalt dieses Schreibens mit den für das Arbeitsverhältnis getroffenen Vereinbarungen übereinstimmen.

Wichtig ist diese Anmerkung, dass keine neue Rechte und Pflichten begründet werden, daher in tatsächlicher Hinsicht nur für bestimmte Mindestinhalte, die vielmehr nur eine Hinweisfunktion erfüllen; z.B. das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und ArbeitnehmerIn einzuhaltende Verfahren; insbesondere das Erfordernis der Einreichung der Kündigungsschutzklage binnen 3 Wochen nach §§ 4, 7 KSchG, die den /die ArbeitnehmerIn aufklären sollen, um ihn/sie vor etwaigen unerwünschten Rechtsfolgen zu schützen.

Unterlässt der Arbeitgeber diesen Hinweis, bedeutet das daher nicht im Umkehrschluss, dass die potenziell ausgesprochene Kündigung unwirksam ist. Allerdings kann er sich schadensersatzpflichtig machen.

Fristen bei Neu- und Altverträgen

Bei ab dem 01.08.2022 abgeschlossenen Arbeitsverträgen ist die schriftliche Niederlegung dem/der ArbeitnehmerIn nun bereits spätestens am ersten Tag der Arbeitsaufnahme hinsichtlich der wesentlichen Arbeitsbedingungen mit den Angaben nach Satz 2 Nummer 1 (Name und Anschrift der Vertragsparteien), 7 (Arbeitsentgelt und weitere Vergütungsbestandteile) und 8 (Arbeitszeitregelung) auszuhändigen. Bisher war die Einhaltung einer Monatsfrist ausreichend.

Darüber hinaus können ArbeitnehmerInnen die Aushändigung der Arbeitsbedingungen im Hinblick auf Angaben nach Satz 2 Nummer 2 bis 6 (Beginn des Arbeitsverhältnisses, Dauer des Arbeitsverhältnisses bei befristeten Verträgen, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Probezeit), 9 (Arbeit bei Teilzeit und Befristung) und 10 (Überstundenanordnung) spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses ab Zugang der Aufforderung von ihrem Arbeitgeber verlangen.

Für alle anderen benannten Arbeitsbedingungen gilt eine Monatsfrist.

Der Arbeitgeber ist dann gehalten, den ArbeitnehmerInnen innerhalb dieser Fristen Auskunft in schriftlicher Form zu erteilen.

Ändern die Vertragsparteien während eines bereits bestehenden Arbeitsverhältnisses die Vertragsbedingungen ab einem bestimmten Zeitpunkt nach dem 01.08.2022, ist der Arbeitgeber sodann gehalten, die entsprechende Änderung den ArbeitnehmerInnen schriftlich an dem Tag aushändigen, an dem die Änderung wirksam werden soll.

Hat das Arbeitsverhältnis bereits vor dem 01.08.2022 bestanden, so ist dem Arbeitnehmer auf sein Verlangen spätestens am siebten Tag nach Zugang der Aufforderung beim Arbeitgeber die Niederschrift mit den Angaben nach § 2 Absatz 1 Satz 2 Nummer 1 bis 10 auszuhändigen; die Niederschrift mit den übrigen Angaben nach § 2 Absatz 1 Satz 2 ist spätestens einen Monat nach Zugang der Aufforderung auszuhändigen.

Soweit eine früher ausgestellte Niederschrift oder ein schriftlicher Arbeitsvertrag die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben enthält, entfällt diese Verpflichtung.

Rechtsfolgen bei Verstößen gegen das NachwG

Unterlässt der Arbeitgeber den schriftlichen Nachweis und/oder hält er die oben beschriebene Form nicht ein, droht ihm ab dem 01.08.2022 bei einem Verstoß gegen das NachwG nach der Reform als Ordnungswidrigkeit eine Geldbuße von bis zu EUR 2.000,00.

Ungeachtet dessen kann dem Arbeitgeber ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz im Falle eines Rechtsstreits im Rahmen seiner Beweislast zum Nachteil gereichen und ihn somit Schadensersatzansprüchen der betroffenen ArbeitnehmerInnen aussetzen.

Weitere Rechtsfolgen sind bisher noch nicht vollständig geklärt, da es derzeit noch keine Rechtsprechung gibt.

Was sollten Arbeitgeber jetzt beachten?

Arbeitgebern ist -nach derzeitigem Stand bis zur Konkretisierung durch die Rechtsprechung- zu empfehlen, hinsichtlich der wesentlichen Arbeitsbedingungen wie z.B. Name und Anschrift der Vertragsparteien, Arbeitszeit, Vergütung und Kündigungsfristen ein standardisiertes Informations-/Auskunftsschreiben vorzuformulieren, welches sie an ihre ArbeitnehmerInnen aushändigen können.

Für Neueinstellungen ab dem 01.08.2022 bieten sich auch entsprechend der Reform überarbeitete Musterarbeitsverträge an.

Bei der Anpassung der Musterarbeitsverträge und dem Erstellen von Standardantwortschreiben sollten sie sich jedoch anwaltlich beraten lassen.

Um die bürokratischen Hürden zeitlich flexibel meistern zu können und außerdem Beweisschwierigkeiten entgegenzuwirken, sollten Arbeitgeber im besten Fall ihre HR-Abteilungen mit Vollmachten zur Unterschrift von Arbeitsverträgen und „Informations-/Auskunftsschreiben“ ausstatten.

Prognose

Die Auswirkungen des neuen NachwG sind für Arbeitgeber nicht unerheblich. Spätestens ab dem 01.08.2022 müssen Arbeitgeber die neuen Nachweispflichten erfüllen – und dies weiterhin schriftlich. Wie genau die Umstellung in der Praxis zu handhaben ist, bleibt noch abzuwarten. Bisher existiert noch keine konkretisierende Rechtsprechung.